So funktioniert Förderung: Der Förderprozess

Was kommt auf mich zu, wenn ich eine Projektförderung beantragen möchte? Und wie können Fördervorhaben erfolgreich und strukturiert angegangen werden? Dieser Beitrag führt euch in acht Etappen durch den idealtypischen Förderprozess.

Wie ein Förderprozess idealerweise abläuft, wissen viele Menschen nicht. Das ist eine Erkenntnis, die ich in meiner Arbeit als Fördermittelberaterin gewonnen habe. Dabei ist dieses Wissen für GründerInnen, FreiberuflerInnen, UnternehmerInnen, MitarbeiterInnen von sozialen Trägern und LeiterInnen von Kulturinstitutionen essenziell, um erfolgreich Gelder für Projektvorhaben zu akquirieren. Ein klassischer Förderprozess, in dem über das Vorhaben positiv beschieden wird, umfasst acht Etappen.

 

1. Ein Förderprogramm wird aufgesetzt

Der Förderprozess beginnt auf der Seite der Fördergeber damit, dass ein Handlungsbedarf erkannt und eine Lösung definiert wird (Zielsetzung). Steht das Budget und die Richtlinie wird das Förderprogramm öffentlich ausgeschrieben. Die ausgeschriebenen Fördermittel setzen den Anreiz, ein Projekt mit derselben Zielsetzung zu initiieren und zur Lösung beizutragen.

Kontakt zum Förderer aufnehmen.
Der Förderer möchte mit den Fördergeldern passende Projekte finanzieren. Je besser Du informiert bist, desto weniger Arbeit hat die Förderinstitution, zum Beispiel beim Sichten der eingegangen Anträge. Deine Fragen stoßen auf offene Ohren. (Lies vor der Kontaktaufnahme aufmerksam die FAQs. Es kann gut sein, dass Deine Frage bereits gestellt wurde.)

In Deutschland gibt es staatliche Förderung auf kommunaler, regionaler, Landes- und Bundesebene in allen Bereichen: Kultur, Beschäftigung und Ausbildung, Umweltschutz und Energie, regionale Entwicklung, Forschung, Entwicklung und Innovation, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Risikokapital. Jedes Förderprogramm ist mit bestimmten Zielen verbunden, zu deren Erreichen die geförderten Projekte beitragen.

Wirtschaftsförderung hat dabei immer auch zum Ziel, Arbeitsplätze zu erhalten und zu schaffen. Die Kulturförderung gewährleistet die kulturelle Grundversorgung, fördert den Nachwuchs oder experimentelle bzw. innovative Vorhaben. In der Regel wird eine Einreichfrist pro Förderprogramm gesetzt, bis zu der Anträge gestellt werden können.

Abgabefrist beachten.
Nach der Einreichfrist ist vor der nächsten Einreichfrist. Hast Du die Frist verpasst? Dann nutze die gewonnene Zeit für eine gründliche Vorbereitung des Antrags. So erhöhst Du deine Chancen für eine Bewilligung.

 

2. Das passende Förderprogramm finden

Wer ein Vorhaben wie ein Projekt, ein Festival oder eine technische Innovation plant, steht vor der Aufgabe, die passende Finanzierung zu finden. Doch zunächst sind folgende Fragen zu klären: Welche Finanzierungsquellen stehen zur Verfügung (Ticket-Einnahmen, Sponsorengelder, Crowdfunding)? Wie viel Eigenanteil kann aus eigener Kraft gestemmt werden? Wie viel Geld soll über staatliche Förderung beantragt werden?

Fehlbedarfsfinanzierung
In der Kultur werden die Fördermittel meist als Projektförderung vergeben. Die häufigste Finanzierungsart ist die Fehlbedarfsfinanzierung. Entsprechend muss der Finanzierungsplan, den Fehlbedarf als Summe ausweisen. Der Fehlbedarf berechnet sich aus Ausgaben – Einnahmen = Fehlbedarf. In der Wirtschaftsförderung ist der Business- und Finanzierungsplan (Liquididätsplanung) die Grundlage zur Beantragung von Finanzierungshilfen.

Die Suche nach dem passenden Förderprogramme beginnt meist über die Online-Recherche, gefolgt von einer persönlichen Beratung.

An dieser Stelle ist es wichtig, die Förderkriterien und –Richtlinie sehr genau zu lesen. Achtung: Muss die Projektbeschreibung so sehr verändert werden, dass man das eigene Vorhaben nicht mehr wiedererkennt, dann hat man das falsche Programm vor sich liegen. Es nützt nichts, sich zu verbiegen. In diesem Fall heißt es, weitersuchen und gründlich die Förderziele durcharbeiten. Erst wenn die Kriterien mit dem eigenen Vorhaben übereinstimmen, macht ein Antrag Sinn.

Die Sichtung von Förderprogrammen ist eine echte Herausforderung. Es lohnt, sich vorab gründlich zu informieren und auch Kontakt zum Förderer aufzunehmen, um Fragen zum Förderprogramm und Antragsprozedere zu klären.

Anlauf- und Beratungsstellen
Eine Übersicht möglicher Anlauf- und Beratungsstellen pro Bundesland findest Du in meinem Blog unter https://rositakuerbis.de/corona-ratgeber/

 

3. Den Antrag stellen

Der Förderer gibt vor, welche Informationen er braucht, um über eine Förderung zu entscheiden. In der Regel werden die Förderanträge online gestellt. Wesentliche Bestandteile eines Förderantrags sind die Projektbeschreibung, der Zeit- und der Finanzplan.

Bei der Antragsstellung steckt der Teufel im Detail. Formulierungen, bestimmte Buzzwords oder die Struktur der Unterlagen können den Ausschlag über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags geben.

Zu den klassischen Fehlern im Finanzplan gehört die Verwechslung von Personal- und Honorarkosten. Unter Personal versteht man gemeinhin sozialversicherungspflichtig Angestellte. Honorare gehören in der Regel zu den Sachkosten. Zur Information hält die Förderinstitution Infomaterial und Vorlagen mit Ausfüllhinweisen bereit. Im Zweifel gilt auch hier: in den FAQs nachsehen und falls sich dort nichts findet, direkt beim Förderer nachfragen.

Zu beachten ist außerdem, dass nicht alle Kosten förderfähig sind oder nur in begrenzter Höhe. Reise- und Unterbringungskosten unterliegen etwa dem Bundesreisekostengesetz. Das heißt, die Kosten dürfen bestimmte Summen nicht überschreiten.

Arbeitsplätze erhalten oder schaffen
Wer als Unternehmen dauerhaft Arbeitsplätze schafft, kann zusätzlich zur kulturellen Projektförderung auch auf Programme der Wirtschaftsförderung zurückgreifen.

 

4. Den Antrag einreichen

Ein Antrag muss in den allermeisten Fällen zu einem bestimmten Stichtag eingereicht werden. Förderanträge sollten nicht auf den letzten Drücker gestellt oder am Stichtag selbst eingereicht werden. Besser ist es, alle Unterlagen mehrere Tage im Voraus zu finalisieren und einzureichen. Außerdem lohnt es sich, Zeit für einen professionellen Antragscheck einzuplanen.

Vorzeitiger Maßnahmenbeginn
Wer zeitnah mit seinem Projekt beginnen muss, kann sich beim Förderer nach einem vorzeitigen Maßnahmenbeginn erkundigen. Unter bestimmten Voraussetzungen darf mit dem Projekt bereits vor der Bewilligung – auf eigenes Risiko – begonnen werden. Startschuss wäre dann der Tag der Antragstellung. Bei einigen Förderprogrammen findet sich im Antragsformular bereits ein Kästchen zum Ankreuzen.

 

5. Der Bescheid

Als Nächstes entscheidet der Förderer und/oder ein Gremium über den Antrag. Wird der Antrag bewilligt, erhalten die AntragsstellerInnen einen Bewilligungsbescheid bzw. Zuwendungsbescheid. Nun ist die erste große Hürde geschafft. Im Förderzeitraum folgt ein nicht zu unterschätzender Administrationsaufwand.

 

6. Der Förderzeitraum

Die Umsetzung des Vorhabens beginnt. Je nach Förderer gibt es unterschiedliche Auszahlungsvarianten. Die Fördersumme wird selten in voller Höhe und meist nur zu einem bestimmten Prozentsatz zu Beginn der Förderung ausgezahlt. In den meisten Fällen findet das alternierende Erstattungsprinzip in Tranchen Anwendung. Erst nach erfolgtem Nachweis der Ausgabe per Mittelabruf werden die Fördersummen ausgezahlt. Dies gilt insbesondere bei überjährigen Projekten. Wird das Projekt nicht mit Ablauf des Haushaltsjahres abgeschlossen, muss außerdem ein Zwischennachweis erstellt werden.

Manchmal ergeben sich im Projektzeitraum Änderungen. Über diese muss der Förderer informiert werden. Mitunter ist es möglich, nach Absprache mit dem Förderer zum Beispiel Mittel umzuschichten.

Ausgaben prüfen
Regelmäßig die Ausgaben überprüfen und die Positionen im bewilligten Finanzierungsplan im Auge behalten. Ist das Projekt beendet ist eine nachträgliche Korrektur einzelner Positionen im Finanzierungsplan nicht mehr möglich.

 

7. Die Abschlussphase

Am Ende des Projekts steht der Finale Verwendungsnachweis. Hierzu müssen die Förderempfänger unterschiedliche Unterlagen zur Dokumentation der Verwendung der Fördergelder erarbeiten. Die Projektdokumentation umfasst einen detaillierten Sachbericht, den beleghaften Nachweis (Kontoauszüge, samt Rechnungen, Quittungen, Stundenzettel, etc.) sowie Pressespiegel, Fotos und sonstiges Material, das die Durchführung des geförderten Vorhabens und die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel belegt. Erst wenn alle Unterlagen vorliegen, kann die Prüfung dieser Maßnahme durch die Förderinstitution erfolgen.

Projektphasen dokumentieren
Regelmäßig den Fortschritt des Projekts und Absprachen mit dem Förderer schriftlich festhalten. Änderungen dokumentieren. Insbesondere bei überjährigen Projekten kann es sehr schwierig und zeitaufwändig sein, Vergangenes zu rekonstruieren.

 

8. Die Prüfung und Auszahlung der letzten Rate

Die finalen Unterlagen werden anschließend vom Förderer geprüft. Dabei behält der Förderer bis zur abgeschlossenen Prüfung bewilligte Fördergelder in Höhe von bis zu 20 Prozent der Gesamtfördersumme ein. Erst wenn sie die Prüfung des finalen Verwendungsnachweises abgeschlossen ist, wird die letzte Tranche ausgezahlt. Nun ist das Projekt offiziell abgeschlossen – und damit gilt auch das Fördermanagement als beendet.

Fördermanagement vor der Antragstellung planen
Den administrativen Aufwand realistisch einschätzen und den Mehraufwand in Bezug auf die Personalkosten, Ausgaben für Honorare oder Beraterkosten als Position in den Finanzierungsplan aufnehmen. So wird die Durchführung und Abwicklung diese Projekts für beide Seiten ein voller Erfolg.

Antragscheck und Fördermanagement

Wer professionelle Unterstützung, von Antrags-Check bis Fördermanagement sucht, kann sich auf mich und mein Netzwerk an unabhängigen BeraterInnen verlassen.

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© Rosita Kürbis - Fördermittelberatung Berlin & Hamburg