Aktualisiert am 16. Dezember 2021
Was kommt auf mich zu, wenn ich eine Projektförderung beantragen möchte? Und wie können Fördervorhaben erfolgreich und strukturiert angegangen werden? Dieser Beitrag führt euch in acht Etappen durch den idealtypischen Förderprozess.
Wie ein Förderprozess idealerweise abläuft, wissen viele Menschen nicht. Das ist eine Erkenntnis, die ich in meiner Arbeit als Fördermittelberaterin gewonnen habe. Dabei ist dieses Wissen für GründerInnen, UnternehmerInnen, FreiberuflerInnen, KünstlerInnen, MitarbeiterInnen von sozialen Trägern und Kulturinstitutionen essenziell, um erfolgreich Gelder für Projektvorhaben zu akquirieren. Ein klassischer Förderprozess, in dem über das Vorhaben positiv beschieden wird, umfasst acht Etappen.
1. Ein Förderprogramm wird aufgesetzt
Der Förderprozess beginnt auf der Seite der Fördergeber damit, dass ein Handlungsbedarf erkannt und eine Lösung definiert wird (Zielsetzung). Steht das Budget und die Richtlinie, wird das Förderprogramm öffentlich ausgeschrieben. Die ausgeschriebenen Fördermittel setzen den Anreiz, ein Projekt mit derselben Zielsetzung zu initiieren und zur Lösung beizutragen.
In Deutschland gibt es staatliche Förderung auf kommunaler, regionaler, Landes- und Bundesebene in allen Bereichen: Kultur, Beschäftigung und Ausbildung, Umweltschutz und Energie, regionale Entwicklung, Forschung, Entwicklung und Innovation, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und Risikokapital. Jedes Förderprogramm ist mit bestimmten Zielen verbunden, zu deren Erreichen die geförderten Projekte beitragen.
Wirtschaftsförderung hat dabei immer auch zum Ziel, Arbeitsplätze zu erhalten und zu schaffen. Die Kulturförderung gewährleistet die kulturelle Grundversorgung, fördert den Nachwuchs oder experimentelle bzw. innovative Vorhaben. In der Regel wird eine Einreichfrist pro Förderprogramm gesetzt, bis zu der Anträge gestellt werden können.
2. Das passende Förderprogramm finden
Wer ein Vorhaben wie ein Projekt, ein Festival oder eine technische Innovation plant, steht vor der Aufgabe, die passende Finanzierung zu finden. Doch zunächst sind folgende Fragen zu klären: Welche Finanzierungsquellen stehen zur Verfügung (Ticket-Einnahmen, Sponsorengelder, Crowdfunding)? Wie viel Eigenanteil kann aus eigener Kraft gestemmt werden? Wie viel Geld soll über staatliche Förderung beantragt werden?
Die Suche nach dem passenden Förderprogramme beginnt meist über die Online-Recherche, gefolgt von einer persönlichen Beratung.
An dieser Stelle ist es wichtig, die Förderkriterien und –Richtlinie sehr genau zu lesen. Achtung: Muss die Projektbeschreibung so sehr verändert werden, dass man das eigene Vorhaben nicht mehr wiedererkennt, dann hat man das falsche Programm vor sich liegen. Es nützt nichts, sich zu verbiegen. In diesem Fall heißt es, weitersuchen und gründlich die Förderziele durcharbeiten. Erst wenn die Kriterien mit dem eigenen Vorhaben übereinstimmen, macht ein Antrag Sinn.
Die Sichtung von Förderprogrammen ist eine echte Herausforderung. Es lohnt, sich vorab gründlich zu informieren und auch Kontakt zum Förderer aufzunehmen, um Fragen zum Förderprogramm und Antragsprozedere zu klären.
3. Den Antrag stellen
Der Förderer gibt vor, welche Informationen er braucht, um über eine Förderung zu entscheiden. In der Regel werden die Förderanträge online gestellt. Wesentliche Bestandteile eines Förderantrags sind die Projektbeschreibung, der Zeit- und der Finanzplan.
Bei der Antragsstellung steckt der Teufel im Detail. Formulierungen, bestimmte Buzzwords oder die Struktur der Unterlagen können den Ausschlag über Bewilligung oder Ablehnung eines Antrags geben.
Zu den klassischen Fehlern im Finanzplan gehört die Verwechslung von Personal- und Honorarkosten. Unter Personal versteht man gemeinhin sozialversicherungspflichtig Angestellte. Honorare gehören in der Regel zu den Sachkosten. Zur Information hält die Förderinstitution Infomaterial und Vorlagen mit Ausfüllhinweisen bereit. Im Zweifel gilt auch hier: in den FAQs nachsehen und falls sich dort nichts findet, direkt beim Förderer nachfragen.
Zu beachten ist außerdem, dass nicht alle Kosten förderfähig sind oder nur in begrenzter Höhe. Reise- und Unterbringungskosten unterliegen etwa dem Bundesreisekostengesetz. Das heißt, die Kosten dürfen bestimmte Summen nicht überschreiten.
4. Den Antrag einreichen
Ein Antrag muss in den allermeisten Fällen zu einem bestimmten Stichtag eingereicht werden. Förderanträge sollten nicht auf den letzten Drücker gestellt oder am Stichtag selbst eingereicht werden. Besser ist es, alle Unterlagen mehrere Tage im Voraus zu finalisieren und einzureichen. Außerdem lohnt es sich, Zeit für einen professionellen Antragscheck einzuplanen.
5. Der Bescheid
Als Nächstes entscheidet der Förderer und/oder ein Gremium über den Antrag. Wird der Antrag bewilligt, erhalten die AntragsstellerInnen einen Bewilligungsbescheid bzw. Zuwendungsbescheid. Nun ist die erste große Hürde geschafft. Im Förderzeitraum folgt ein nicht zu unterschätzender Administrationsaufwand.
6. Der Förderzeitraum
Die Umsetzung des Vorhabens beginnt. Je nach Förderer gibt es unterschiedliche Auszahlungsvarianten. Die Fördersumme wird selten in voller Höhe und meist nur zu einem bestimmten Prozentsatz zu Beginn der Förderung ausgezahlt. In den meisten Fällen findet das alternierende Erstattungsprinzip in Tranchen Anwendung. Erst nach erfolgtem Nachweis der Ausgabe per Mittelabruf werden die Fördersummen ausgezahlt. Dies gilt insbesondere bei überjährigen Projekten. Wird das Projekt nicht mit Ablauf des Haushaltsjahres abgeschlossen, muss außerdem ein Zwischennachweis erstellt werden.
Manchmal ergeben sich im Projektzeitraum Änderungen. Über diese muss der Förderer informiert werden. Mitunter ist es möglich, nach Absprache mit dem Förderer zum Beispiel Mittel umzuschichten.
7. Die Abschlussphase
Am Ende des Projekts steht der Finale Verwendungsnachweis. Hierzu müssen die FörderempfängerInnen unterschiedliche Unterlagen zur Dokumentation der Verwendung der Fördergelder erarbeiten. Die Projektdokumentation umfasst einen detaillierten Sachbericht, den beleghaften Nachweis (Kontoauszüge, samt Rechnungen, Quittungen, Stundenzettel, etc.) sowie Pressespiegel, Fotos und sonstiges Material, das die Durchführung des geförderten Vorhabens und die zweckentsprechende Verwendung der Fördermittel belegt. Erst wenn alle Unterlagen vorliegen, kann die Prüfung dieser Maßnahme durch die Förderinstitution erfolgen.
8. Die Prüfung und Auszahlung der letzten Rate
Die finalen Unterlagen werden anschließend vom Förderer geprüft. Dabei behält der Förderer bis zur abgeschlossenen Prüfung bewilligte Fördergelder in Höhe von bis zu 20 Prozent der Gesamtfördersumme ein. Erst wenn sie die Prüfung des finalen Verwendungsnachweises abgeschlossen ist, wird die letzte Tranche ausgezahlt. Nun ist das Projekt offiziell abgeschlossen – und damit gilt auch das Fördermanagement als beendet.
Antragscheck und Fördermittelmanagement
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